【ジムテク】もう容量オーバーに悩まない！Googleドライブで写真・動画をスマートに一括で送信する方法【必見】

こんにちは！ジムテクです。本年度もお役立ち情報をお届けいたしますので宜しくお願い致します！

【はじめに】写真や動画ってどのように送ってますか？

さて！

突然ですが、みなさんは相手方に写真や動画を送る際、どのようにしてお送りしてますか？

C4th、メール、恐らくこの二つに添付する形が主ではないでしょうか？

その際に、困った事とかありませんでしたか？

一度思い返してみましょう…。

・・・・

そうですよね、ファイル容量制限ですよね！！（違ったらごめんなさい！）

添付ファイル容量の上限は、教育委員会や各学校が導入しているサーバー環境や設定によって異なりますが、

おおよそ目安として10MB、よくて20MBぐらい（※ジムテク調査員調べ）までと推測されます。

※この記事を書いているジムテク会員の自治体ではC4thは『10MB』まででした。

デジタル環境も常日頃アップデートされてきており、写真１枚に３MB～5MBぐらいの容量があるなんて当たり前の時代になっています。

ましてや更に容量の大きい動画データなんてもってのほか…。

写真１枚や２枚ならそのまま添付でよさそうですが、例えば１０枚・２０枚といった大量の写真を

送らなければならない時、どうしてますか？？

ふむふむ…

『分割して何回かで分けて送る？』

『写真を圧縮して一回で納める？』

なるほど…なるほど！

それ、もっと楽になります！！

そう、『Googleドライブ』の共有なら！

　👈　この子です。

今回は、『Googleドライブ』を活用した写真や動画を一度に、共有して送信するための手順をご紹介いたします！

①なぜ『Googleドライブ』での共有がいいの？3つのメリット

どれだけ大量でも、動画でも一瞬で送れる！ メール・C4thの容量制限を気にする必要はもうありません。

　２．「USB・SDカード」などを使用する手間がなくなる。※そもそも自治体によって使えない場合も！

　　　オンライン上での利用のため、ウイルス感染のリスクや、メモリの紛失リスクをなくせます。

　３．「送る」も「受け取る」もこれ一つで完結！

　　　事務職員から「送ること」も相手方に写真を「入れてもらう」ことも同時にできます。

②実践！写真・動画をフォルダごと共有する3ステップ

それでは、実際に使用方法をご紹介いたします。

はじめに、Googleドライブを使用するために、『Google Chrome 』アイコンをクリックしてください。

【ステップ1】共有用のフォルダを作る

まずは、データを格納する箱（フォルダ）を作ります。

１．９つの点々が付いたマーク（Googleのサービスを呼び出すアイコン）をクリック。

※もしこのマークがない場合Googleログインがちゃんとできていない状態です。

　その場合はもう一度ログインをしてみましょう。

２．『ドライブ』（Googleドライブ）を開きます。

　３．Googleドライブを開いたら左上の [＋新規] ＞ [新しいフォルダ] をクリック。

４．フォルダ名を入力（例：修繕箇所写真など）して [作成] をクリックします。

【ステップ2】写真・動画をアップロードする

作成したフォルダをダブルクリックして開きます。
パソコンに保存されている写真や動画を、画面の中にドラッグ＆ドロップ（マウスで引きずって落とす）します。

　３．画面右下に「アップロード完了」と出るまで、ブラウザは閉じずにお待ちください。

【ステップ3】「共有」の設定をする

　このステップが一番大切な部分となります。アクセス権の設定です。

フォルダ名の横にある [▼] またはフォルダを右クリックして、 [共有] ➡ [共有]をクリックします。

２．現在、『制限付き』となっているので相手も見れるように、共有の権限を設定します。

１．制限付き

最初は必ずこれになっています。

誰も見ることができない状態なので公開の際には変更する必要があります。

２．○○市教委　※各市町で標記の違いあり。

各市町で設定されている Googleアカウントを持っている人が閲覧することができます。校内の教職員・児童に送る場合はこちらでよいでしょう。

３．リンクを知っている全員

アカウントの有り無しに関わらず、リンクを知っているすべての方が閲覧することができます。

状況に応じて　２ or ３を選んでリンクのコピーへ進みます。

今回の例では、『３．リンクを知っている全員』としました。

『リンク（URL）をコピー』をクリックすると、

『右クリック　➡　貼り付け』もしくは　『Ctrl + V』で貼り付けることができます。

このリンクをC4thやメール・Chatなどで送り、相手がクリックすることで閲覧することができます。

先ほどの共有をクリックしたので

②もしくは特定の人「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい職員のメールアドレス（「全職員」などのグループアドレスでもOK）を入力します。

右側の権限（アクセス権）を選びます：
- 閲覧者： 相手方に「見て、ダウンロードしてほしい」とき（データを消されたくない場合）。
- 編集者： 相手方も「写真をこのフォルダに追加してほしい」とき。
[送信] をクリックすれば完了です！

📩 受け取る側へのご案内

共有を設定すると、相手には自動で通知メールが届きます。

先生方には、以下のように案内すると親切です。

【先生方へのお知らせ】

Googleドライブの左メニューにある**「共有アイテム」**を開くと、共有されたフォルダが見つかります。

フォルダを右クリックして**「整理」＞「ショートカットを追加」**でマイドライブに登録しておくと、次回から探す手間が省けて便利です！

まとめてパソコンに保存したいときは、フォルダ名を右クリックして**「ダウンロード」**を選ぶと、一括保存できます。

🔒 事務職員として気をつけたい「セキュリティ」の注意点

学校で扱う写真や動画は、大切な個人情報です。以下の2点だけは、事務室から職員全体へしっかりアナウンスしておきましょう！

⚠️ 「リンクを知っている全員」での共有の場合は 、注意が必要です。URLが外部に漏れた際の情報流出を　　　防ぐためです。
⚠️ 容量の定期的なメンテナンスを
動画データは非常に容量が大きいため、学校全体のストレージを圧迫しがちです。「行事が終わって一定期間が過ぎたら、必要なものだけアーカイブして削除する」といった運用ルールを事務室で決めておくと、後々の管理がラクになります。

📝 まとめ

Googleドライブを活用すれば、今まで「USBメモリ・SDカードを持って職員室を走り回っていた時間」・「メールが送れなくてイライラしていた時間」を大幅に削減できます。

事務職員がこの方法をマスターし、職員室の手引きとして発信することで、学校全体の校務DXが一歩前進します。ぜひ、ご活用ください！